СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА ОХРАНЫ ЗДОРОВЬЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ТРУДА
ПРОЦЕДУРА
ВНУТРЕННИЙ АУДИТ

СОДЕРЖАНИЕ

1. Назначение процедуры

2. Цель процедуры

3. Область применения

4. Определения и принятые сокращения

5. Описание процедуры

6. Ответственность за исполнение процедуры

7. Записи

8. Критерии результативности

9. Мониторинг процесса

10. Оценка работы аудитора/ведущего аудитора 

Приложение 1. Форма программы внутреннего аудита на год
Приложение 2. Форма плана проведения внутреннего аудита
Приложение 3. Форма протокола внутреннего аудита 
Приложение 4. Форма отчета о несоответствии 
Приложение 5. Форма отчета о внутреннем аудите 
Приложение 6. Форма отчета о программе внутреннего аудита за год 
Приложение 7. Критерии оценки работы аудитора 
Лист регистрации изменений 
Лист ознакомления

1. НАЗНАЧЕНИЕ ПРОЦЕДУРЫ

1. Настоящая процедура устанавливает порядок проведения внутреннего аудита системы менеджмента охраны здоровья и обеспечения безопасности труда ООО «________».

2. ЦЕЛЬ ПРОЦЕДУРЫ

2.1. Целью настоящей процедуры является установление порядка планирования и организации проведения внутреннего аудита системы менеджмента охраны здоровья и обеспечения безопасности труда в подразделениях ООО «____________».

2.2. Цель внутреннего аудита - установить:

• соответствует ли система менеджмента запланированным мероприятиям, включая требования стандарта OHSAS;

•должным ли образом внедрена эта система и поддерживается ли она в рабочем состоянии;

• является ли она результативной для реализации политики и достижения целей ООО «__________».

2.3. Настоящая процедура разработана в соответствии с разделом 4.5.5 OHSAS 18001:2007 «Системы менеджмента охраны здоровья и обеспечения безопасности труда. Требования».

3. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

3.1. Требования настоящей процедуры распространяются на все процессы и структурные подразделения ООО «_______________».

4.    ОПРЕДЕЛЕНИЯ И ПРИНЯТЫЕ СОКРАЩЕНИЯ

4.1. В настоящей процедуре приняты следующие определения:

Аудит — систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

Внутренний аудит — аудит, который проводится самой организацией или от ее имени, для внутренних целей установления фактов несоответствий или наблюдений.

Аудитор - лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита.

Критерии аудита - совокупность политик, процедур или требований.

Примечание: Критерии аудита используются в качестве ориентира, с которым сравниваются свидетельства аудита.

Несоответствие - невыполнение установленного требования.

План аудита - описание видов деятельности и мероприятий аудита.

Программа внутреннего аудита — совокупность одного или нескольких внутренних аудитов, запланированных на конкретные сроки и направленных на достижение определенной цели.

Руководитель группы по аудиту — лицо, обладающее компетентностью и наделенное соответствующей ответственностью и полномочиями для руководства командой по аудиту.

В настоящей процедуре приняты следующие сокращения:

Предприятие    - ООО «_____________»

СМОЗиОБТ    — система менеджмента охраны здоровья и обеспечения безопасности труда

ОЗиОБТ    - охрана здоровья и обеспечение безопасности труда

СОТ    - служба охраны труда

СП    - структурное подразделение

Начальник СП - начальник структурного подразделения, службы, отдела, главные специалисты

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ

5.1.    Планирование внутренних аудитов

5 1 1 Планирование внутренних аудитов СМОЗиОБТ осуществляется с учетом результатов оценки рисков, важности и сложности выполнения работ, а также с учетом результатов предыдущего аудита. Периодичность выполнения внутренних аудитов СМОЗиОБТ -не реже одного раза в год

5.2.    Назначение внутренних аудиторов

5.2.1. Группа внутренних аудиторов формируется приказом по Предприятию из числа работников СП, имеющих необходимую для проведения аудитов компетентность:

- опыт работы в предметной области - не менее 5 лет;

- опыт проведения аудитов - не менее 5 аудитов СМОЗиОБТ;

- назначаются из состава ИТР и квалифицированных работников;

- прошедшие обучение по требованиям OHSAS 18001 и IS019011;

- прошедшие обучение по требованиям настоящей процедуры.

5.2.2. Приказ о назначении внутренних аудиторов готовит представитель высшего руководства (ПВР) по СМОЗиОБТ. Он должен содержать поименный список аудиторов и ведущего аудитора.

5.2.3. Полномочия и ответственность внутренних аудиторов определены в ISO 19011: 2011

5.3.    Разработка программы внутреннего аудита на год    _    _  

5.3.1.  Программа внутренних аудитов СМОЗиОБТ разрабатывается ведущим аудитором по форме, приведенной в Приложении 1.

5.3.2. Критериями аудита являются соответствующие требования стандарта ОНЗАБ 18001 и требования СМОЗиОБТ

5.3.3. В программе аудита указываются процессы, подлежащие аудиту (должностные лица, структурные подразделения, даты проведения аудитов).

5.3.4. Проект программы внутренних аудитов СМОЗиОБТ на год разрабатывается не позднее 15 декабря года, предшествующего планируемому.

5.3.5. Разработанный проект программы внутренних аудитов на год ПВР размещает в электронном виде на сервере предприятия.

5.3.6. Информация о размещении направляется ПВР начальникам СП посредством электронной почты.

5.3.7. Проект программы на год на бумажном носителе согласовывается начальниками СП в течение 10 рабочих дней после его электронной рассылки.

5.3.8. Согласованный начальниками СП проект программы внутренних аудитов на бумажном носителе подается ПВР на утверждение директору ООО «Гамма» до 25 декабря года, предшествующего планируемому.

5.3.9. При наличии замечаний на этапах согласования и утверждения годовой программы внутреннего аудита СМОЗ и ОБТ соответствующая информация для их устранения доводится до ПВР посредством электронной почты.

5.3.10. После утверждения оригинал (подлинник) программы внутренних аудитов передается на хранение ПВР. а ее защищенная электронная версия для сведения размещается на сервере предприятия.

5.3.11. ПВР делает рассылку программы начальникам СП. Срок рассылки до 15 января текущего года.

5.3.12. В случае невозможности проведения запланированного внутреннего аудита в установленные сроки он должен быть перенесен. Все переносы сроков проведения внутренних аудитов должны быть согласованы с руководством предприятия.

5.3.13. В оригинале программы и ее электронной копии должны быть сделаны соответствующие отметки о причине и сроках переноса.

5.3.14. Об изменениях должны быть извещены начальники СП предприятия согласно вышеописанному порядку

5.4.    Внесение изменений в программу аудита

5.4.1. В ходе текущей деятельности Предприятия возможно внесение изменений в программу внутреннего аудита.

5.4.2. Изменения могут вноситься при

- возникновении инцидентов:

- внесении изменений в действующую нормативно-правовую, а также нормативную документацию или организационную структуру Предприятия;

- несоответствиях, выявленных в структурных подразделениях надзорными органами;

- возникновении систематических несоответствий в структурных подразделениях;

- по результатам анализа со стороны высшего руководства.

5.4.3. Изменения в программу внутреннего аудита вносит ПВР и подает их на утверждение директору

5.5.    Формирование группы внутреннего аудита СМОЗиОБТ

5.5.1. Внутренний аудит СМОЗиОБТ проводится группами по аудиту, включающими два или несколько аудиторов

5.5.2. Один из аудиторов в группе по аудиту назначается ведущим аудитором - руководителем группы по аудиту

5.5.3. За 14 календарных дней до проведения запланированного аудита ПВР совместно с ведущим аудитором составляет План аудита (Приложение 2), где определяет область аудита и персональный состав команды по аудиту

5.5.4. При формировании группы по аудиту необходимо выполнить следующие условия

1) аудиторы не должны проверять свою собственную деятельность, а также работу подразделений, от которых они сами зависят;

2) допускается привлечение внешних аудиторов для проведения внутренних аудитов

При формировании Плана аудита, согласно Программе аудита, в нем указываются аудиторы и руководитель группы. В случае невозможности привлечения к аудиту ранее запланированного аудитора ведущий аудитор вносит изменения в состав группы.

5.5.5. Критериями аудита являются соответствующие требования документов СМОЗиОБТ, а также требования законодательных и других нормативно-правовых актов Область, подлежащая аудиту, указывается в Плане аудита

5.5.6. Разработанный План аудита руководитель группы по аудиту направляет на согласование начальнику СП по электронной почте не позднее чем за 5 рабочих дней до планируемого срока проведения аудита

5.5.7. Начальник СП в течении двух рабочих дней согласовывает План внутреннего аудита в части времени и дат его проведения (ответом по электронной почте).

5.5.8. Ведущий аудитор подписывает оригинал Плана у начальника СП, подлежащего аудиту, и подает его на утверждение директору.

5.5.9. План аудита утверждается не позднее чем за два рабочих дня до начала аудита и является основанием для освобождения аудиторов от исполнения своих непосредственных должностных обязанностей на время проведения аудита.

5.5.10. Руководитель группы по аудиту направляет электронную защищенную версию утвержденного Плана начальнику СП, членам группы по аудиту, а оригинал документа передает ПВР

5.6. Подготовка к аудиту на месте

5.6 1 После получения утвержденного Плана аудита начальник СП подлежащего аудиту структурного подразделения обязан:

- проинформировать персонал о целях и объектах аудита.

- в случае личного отсутствия назначить вместо себя уполномоченного представителя, который будет участвовать в работе по аудиту;

подготовить к демонстрации документы и записи подтверждающие выполнение аудируемым подразделением требований, указанных в Плане аудита

5 6.2 После получения утвержденного Плана аудита руководитель группы по аудиту собирает и анализирует

- данные по мониторингу деятельности аудируемого подразделения в области СМОЗиОБТ (статистика инцидентов, бланки оперативного контроля предписания, протоколы о несоответствии по результатам предыдущего аудита, коррекций и корректирующих действий),

- необходимые для проведения аудита документы (локальные акты по СМОЗиОБТ. распространяющиеся на деятельность подразделения)

5.6 3 Аудиторы по своей области аудита формируют контрольные вопросы согласно форме, приведенной в Приложении 3.

5 6 4 Перед проведением аудита руководитель группы по аудиту проводит совещание группы с целью уточнения обязанностей и распределения конкретных объектов аудита между аудиторами, согласования режима работы и обсуждения деталей, касающихся проведения аудита требований к оформлению документов

5.7. Проведение аудита на месте

5.71 Перед началом аудита начальник СП организует совещание сотрудников подчиненного подразделения с командой по аудиту.

5 7.2 В ходе совещания ведущий аудитор

- объясняет назначение и цели аудита

- представляет аудиторов:

5 7.3 В рабочем порядке решаются следующие вопросы

- осуществляется окончательное согласование Плана аудита.

-уточняются места работы

- определяются сопровождающие лица (при необходимости).

- уточняется время начала и конца проверки,

- определяется ориентировочный срок проведения заключительного совещания по результатам аудита

5.7.4 При проведении аудита проверяются

- поддержание в рабочем состоянии процедур СМОЗиОБТ;

- выполнение корректирующих действий по результатам предыдущего аудита и их результативность;

- документация включая записи

5.7.5 Методы проведения аудита включают в себя

- опросы работников,

- наблюдения за их деятельностью;

- анализ документов, включая записи

5.7.6.  Проверка осуществляется по следующим аспектам

- в полном ли объеме и правильно ли выполняются требования стандарта ОНБАБ 18001 и локальных нормативных актов;

- понятны ли требования документов сотрудникам предприятия

- какие мероприятия были разработаны по устранению выявленных несоответствий,

- успешно ли проведены данные мероприятия

- каким образом доказано их успешное проведение

5.7.7 Аудит носит выборочный характер Объем и состав выборки определяется аудитором

5.7.8 В процессе аудита аудиторы ведут записи (протокол аудита), содержащие изложение фактов, которые имеют отношение к критериям аудита и могут бытъпрееерены

5.7.9 При обнаружении несоответствий критериям аудита оформляется «Отчет о несоответствии» с записью в графе «Описание несоответствия» согласно форме приведенной в Приложтм 4 Согласие с выявленным несоответствием должно быть подтверждено подписью начальника аудируемого СП или, в случае его отсутствия, его уполномоченным При расхождении в оценках выявленных отклонений между аудиторами и руководителем проверяемого структурного подразделения окончательное решение принимает руководитель команды по аудиту.

5.7.10 Начальник СП. в котором выявлено несоответствие, обеспечивает определение коренной причины несоответствия и разработку корректирующих мероприятий, включая мероприятия, направленные на устранение выявленного несоответствия (там где это возможно) Причины несоответствия, требуемые коррекция и корректирующие действия вносятся в соответствующие графы «Отчета о несоответствии» и заверяются подписью руководителя структурного подразделения или, в случае его отсутствия, его уполномоченным

5.7.11 При выявлении существенных несоответствий, свидетельствующих о нарушении требований законодательной и нормативной документации возможности ухудшения состояния здоровья работников, получения ими травм, необходимо приостановить работы. Работы возобновляются после устранения нарушения и демонстрации аудитору визуальных свидетельств. Вся эта информация заносится в отчет о несоответствии

5.7.12 Отчет о несоответствии подписывают начальник СП, аудитор, проводивший аудит, руководитель группы по аудиту.

5.7.13 Оригинал отчета о несоответствии передается ведущему аудитору, а копия - начальнику СП, в котором проходил аудит.

5.7.14 По завершении аудита в соответствии с Планом, группа по аудиту формирует заключение по результатам аудита.

5.7.15 Ведущий аудитор докладывает на заключительном совещании о результатах аудита в СП.

5 7.16 Состав участников совещания определяет начальник СП.

5.7.17 В процессе совещания обсуждаются сильные стороны СП. доказательства выполнения установленных требований и выявленные несоответствия (фактические и потенциальные), а также мероприятия по устранению выявленных несоответствий и их причин Рассматриваются предложения по улучшению деятельности в области СМОЗиОБТ (при их наличии)

5.8.    Отчет об аудите

5.8.1    По окончании аудита аудиторы сдают свидетельства аудита руководителю группы по аудиту.

5.8.2. На основании записей аудиторов и отчетов о несоответствиях в течение 5 рабочих дней составляется отчет об аудите структурного подразделения/процесса.

5.8.3. Ответственность за составление отчета, его достоверность и своевременность несет руководитель группы по аудиту. Форма отчета представлена в Приложении 5.

5.8.4. Отчет по аудиту включает краткое изложение результатов аудита, заключение по результатам и рекомендации, если таковые были выработаны в процессе аудита. Для формирования заключения рассматривается количество несоответствий для структурного подразделения/процесса:

- соответствует в целом - при 0-24% несоответствий критериям;

- соответствует в основном - при 25-49% несоответствий критериям;

- не соответствует - при >50% несоответствий критериям.

5.8.5. Отчет должен быть датирован и подписан руководителем группы по аудиту и начальником СП, в котором проводился аудит.

5.8.6. Отчет по аудиту, оригиналы отчетов о несоответствиях и протоколы аудита направляются ПВР.

5.8.7. ПВР информирует руководство Предприятия о результатах аудита структурного подразделения.

5.8.8. Планы аудита, отчеты по аудиту, отчеты о несоответствиях и их копии сохраняются в течение трех лет. Протоколы аудита хранятся в течение года. Ответственным за хранение является ПВР

5.9.    Действия по завершению аудита

5.9.1. После завершения аудита разработанные корректирующие действия выполняются в установленные сроки, в соответствии с требованиями процедуры СМОЗиОБТ- 4.5.3.2-2014 «Порядок управления корректирующими и предупреждающими действиями».

5.9.2. Ответственность за реализацию мероприятий по устранению выявленных несоответствий и их причин несет начальник СП, в котором были выявлены несоответствия, либо руководитель процесса, ответственный за выполняемую работу.

5.9.3. Отметку о выполнении запланированных мероприятий делает аудитор, выявивший несоответствие
5.10.    Отчет о программе аудита

5.10.1. Внутренний аудит считается завершенным, когда все аудиты, регламентированные программой, реализованы в полном объеме.

5.10.2. После реализации программы внутренних аудитов ПВР в течение 5 рабочих дней составляет итоговый отчет по программе аудитов согласно Приложению 6 для предоставления его руководству предприятия. Общий отчет служит информационной основой для проведения анализа функционирования СМОЗиОБТ со стороны руководства Предприятия.

5.10.3. При формировании итогового заключения ПВР руководствуется критериями согласно п. 5.8.4.

5.10.4. Оригинал итогового отчета по программе аудита хранится у ПВР

6.    ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕ ПРОЦЕДУРЫ

6.1. Ответственность за поддержание процедуры в актуальном состоянии несет ПВР

6.2. Ответственность уполномоченных лиц за подготовку и проведение внутреннего аудита приведена в разделе 5 данного документа.

7.ЗАПИСИ

В ходе реализации данной процедуры ведутся следующие записи:

8.    КРИТЕРИИ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ

Для контроля результативности процесса используются критерии:

К, - количество несоответствий за настоящий год/количество несоответствий за предыдущий год; Приемлемое значение 0,9-1,0;

— количество эффективно внедренных корректирующих действий/общее количество выявленных в подразделении несоответствий;

Приемлемое значение 0,9 — 1,0.

Примечание: Под результативным внедрением корректирующих действий подразумевается отсутствие повторения несоответствий данного типа.

9.    МОНИТОРИНГ ПРОЦЕССА

9 Мониторинг процесса осуществляется ПВР по результатам предыдущего года в течение января текущего года.

10. ОЦЕНКА РАБОТЫ АУДИТОРА/ВЕДУЩЕГО АУДИТОРА

10.1. Работа каждого аудитора оценивается ведущим аудитором по критериям, приведенным в Приложении 7. Записи с результатами оценки передаются ПВР

10.2. Мотивация аудиторов.

Аудитору, который в течение года принял участие не менее чем в 8 аудитах и получил среднюю оценку ведущего аудитора не ниже 4, 5» предоставляется 3 дополнительных дня отдыха к отпуску за счет ООО «____________».

10.3. Конкурс на звание лучший аудитор.

Ежегодно в январе проводится конкурс на звание лучший аудитор. Победителю конкурса предоставляется персональная стоянка для личного автомобиля у проходной ООО «________». Условия конкурса приведены в Положении о конкурсе на звание лучший аудитор.

Приложение 1

ФОРМА ПРОГРАММЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА НА ГОД

Согласовано (профсоюз)                                                                         Утверджено (руководитель предприятия)

ПРОГРАММА ВНУТРЕННЕГО АУДИТА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА ОХРАНЫ ЗДОРОВЬЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ТРУДА
на 20__ год

Цель аудита _______________________

Разработал:

Согласовано:

Приложение 2

ФОРМА ПЛАНА ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

ПЛАН ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

Аудит: плановый  внеплановый дополнительный

Процесс/Структурное подразделение:______________________________________________

Уполномоченный по аудиту:_______________________________________________________

Цель аудита:____________________________________________________________________

Руководитель команды по аудиту:_________________________________________________

Аудиторы: _____________________________________________________________________

Приложение 3

ФОРМА ПРОТОКОЛА ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

ПРОТОКОЛ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

№ ______ от «___»_________ 20_г.

Должностное лицо/Структурное подразделение:  ________________________________________

Вид аудита: _________________________________________________________________________

Аудитор:_____________________________________________________________________________

Даты проведения аудита: _____________________________________________________________

Подпись аудитора: 

Приложение 4

ФОРМА ОТЧЕТА О НЕСООТВЕТСТВИИ

Приложение 5

ФОРМА ОТЧЕТА О ВНУТРЕННЕМ АУДИТЕ ОТЧЕТ ПО АУДИТУ № _

Аудит:    плановый    внеплановый    дополнительный

Аудируемое структурное подразделение _________________________________________________________
Руководитель структурного подразделения (должностное лицо) (должность) (ФИО)____________________
Руководитель команды по аудиту: (должность) (ФИО)

Аудиторы: __________________________________________________________________________________

Сроки проведения аудита _____________________________________________________________________

Цели и задачи аудита ________________________________________________________________________

РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТА

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ АУДИТА

Деятельнрсть подразделения требованиям    

соответствует в целом
соответствует в основном 
не соответствует

Направления по улучшению: _________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________

Руководитель подразделения

Ведущий аудитор

ФОРМА ОТЧЕТА О ПРОГРАММЕ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА ЗА ГОД

УТВЕРЖДАЮ

ОТЧЕТ ПО ПРОГРАММЕ АУДИТА НА 20 ГОД

Программа аудита выполнена в полном/не в полном объеме.

Не проведен аудит ввиду 

Проведено дополнительных и внеплановых аудитов.

В процессе аудитов выявлено несоответствий, потенциальных несоответствий.

Наиболее часто повторяющиеся несоответствия: 

Наиболее критичные несоответствия:

несоответствий    устранено в ходе аудита.

Разработано корректирующих мероприятий.

Реализовано корректирующих мероприятий.

_% корректирующих мероприятий признано результативными.

Реализовано предупреждающих мероприятий.

_% предупреждающих мероприятий признано результативными.

По результатам внутренних аудитов выработано_предложений по улучшению.

Реализовано предложений    по улучшению.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ПО ПРОГРАММЕ АУДИТА

Деятельность организации требованиям к СМОЗиОБТ соответствует в целом/соответствует в основном/не соответствует

Рекомендации по улучшению деятельности:

Рекомендации по программе аудита на следующий год:

Рекомендации по программе аудита на следующий год:

Отчет составил

Приложение 7

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ