Методика управління законодавчою та нормативною документацією на підприємстві

Розроблено з урахуванням моделі СУОП за ДСТУ ОНБАБ 18001:2010

Від налагодженості процесу відстеження, обліку, зберігання, актуалізації та придбання на підприємстві законодавчої та нормативної документації залежить обізнаність роботодавця та фахівців підприємства у питаннях безпеки праці. Закріпити цей процес можна у Методиці управління законодавчою та нормативною документацією на підприємстві, запровадивши її наказом роботодавця.
 

МЕТОДИКА
управління законодавчою та нормативною документацією на підприємстві

1, Сфера застосування
1.1. Ця Методика регламентує порядок роботи на підприємстві із законодавчими та нормативними документами з виробничої діяльності підприємства (з питань технології та якості робіт), безпеки праці (охорони праці, пожежної безпеки та екології), а саме — порядок відстеження, обліку, зберігання, актуалізації та придбання на підприємстві зазначених документів.
1.2. Положення цієї Методики є обов'язковими для виконання усіма відповідальними особами підприємства, а також працівниками інших організацій та осіб, що працюють на території підприємства.
2, Нормативні посилання
У Методиці використовуються вимоги таких нормативних актів:
• ДСТУ 2732-94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення»
• ДСТУ 3017-95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення»
• Національний класифікатор України ДК 004-2008 «Український класифікатор нормативних документів»
3,Терміни і визначення
3.1. Документ — матеріальний об'єкт (папір, магнітний, електронний або оптичний ком'пютерний  носій, фотографія або їх поєднання), що містить інформацію
у зафіксованому вигляді, який оформлено у встановленому порядку та має правове значення.
3.2. Документ нормативний — документ, що встановлює правила, загальні принципи або характеристики, що стосуються різних видів діяльності або їх результатів.
3.3. Законодавчі документи — Закони України; постанови Кабінету Міністрів України; накази, постанови міністерств і відомств, інших органів законодавчої та виконавчої влади.
3.4. Документація — сукупність (пакет) документів з певної тематики.
3.5. Видання — документ, призначений для поширення інформації, що міститься у ньому, який пройшов редакційно-видавниче оброблення, отриманий друкованим способом, поліграфічно оформлений та має вихідні дані.
3.6. Технічні документи — проектні, конструкторські, технологічні, програмні документи, а також документи, що містять технічні характеристики і описи, порядок виконання робіт тощо.
3.7. Технічні умови — документ, який встановлює певні вимоги, яким має відповідати продукція, процес або послуга, та визначає процедури, за допомогою яких може бути встановлено чи дотримані такі вимоги; технічні умови можуть бути пов'язані з видами діяльності (методика, технічні умови на процес або випробування тощо) або продукцією (технічні умови на продукцію, креслення тощо).
3.8. Державний нормативний акт з охорони праці — нормативний документ (міжгалузевий або галузевий), який встановлює правила, загальні принципи або характеристики, що стосуються різних видів діяльності або їх результатів.
3.9. Нормативний акт з охорони праці підприємства — це локальний нормативний документ підприємства, який встановлює правила, загальні принципи або характеристики, що стосуються різних видів діяльності або їх результатів,
4. Позначення і скорочення
ГОСТ — міждержавний стандарт
ДСТУ — державний (національний) стандарт України, прийнятий Держспоживстандартом України
ДСТУ ЕІМ — державний стандарт, через який впроваджено європейський стандарт (ЕІМ)
ДСТУ ІЕС — державний стандарт, через який впроваджено стандарт європейської Міжнародної електротехнічної комісії (ІЕС)
ДСТУ 150 — державний стандарт, через який впроваджено стандарти Міжнародної організації зі стандартизації (150)
ДК — державний класифікатор
ЗД — законодавчий документ
НД — нормативний документ
ДБН — державні будівельні норми
СОП — служба охорони праці
СГМ — служба головного механіка
СГЕ — служба головного енергетика
ВК — відділ кадрів
НПАОП — нормативно-правовий акт з охорони праці
5. Відповідальність
5.1. Розподіл обов'язків щодо управління законодавчою та нормативною документацією на підприємстві (також щодо ведення реєстрів та журналів) серед відповідальних осіб підприємства наведено у Таблиці. Відповідальність за перегляд та корегування цих обов'язків несе адміністрація підприємства за участю керівників структурних підрозділів та юрисконсульта.
5.2. Зміни та доповнення до обов'язків, наведених у Таблиці, затверджує директор підприємства, а контроль за їх виконанням здійснює заступник директора з охорони праці.

6. Загальні положення
6.1. Робота із законодавчими та нормативними документами з виробничої діяльності підприємства, безпеки праці має певний порядок їх відстеження, придбання, обліку, зберігання, актуалізації та розповсюдження.
актуалізованих електронних законодавчих систем, офіційних та спеціалізованих друкованих видань, зовнішньої кореспонденції (листи, розпорядження, звернення, які надходять на підприємство), участі у семінарах, лекціях, конференціях та з інших джерел.

6.2. Поповнення бази законодавчих та нормативних документів здійснюється шляхом вивчення інформаційних покажчиків Держстандарту України, онлайн-ресурсів,
6.3. Пошук такої нормативної документації як ГОСТ, ДСТУ, ДБН здійснюється у друкованих  виданнях Укрметртестстандарту, а також актуалізованих електронних системах Держбуду України, що включають нормативно-правові акти у сфері будівництва.
7. Перелік законодавчих та нормативних документів на підприємстві На підприємстві використовуються такі переліки законодавчих та нормативних документів з виробничої діяльності підприємства та безпеки праці, що містяться у додатках  до цієї Методики:
• реєстр документації, що зберігається в службі охорони праці (додаток 1)
• реєстр законодавчих актів з охорони праці (додаток 2)
• реєстр нормативно-правових актів з охорони праці (НПАОП) (додаток 3)
• реєстр державних стандартів з безпеки праці (ГОСТ, ДСТУ) (додаток 4)
• реєстр локальних нормативних актів (додаток 5)
• реєстр неврахованих документів (у т. ч. документів, не внесених до реєстру  НПАОП) (додаток 6)
• реєстр бланків з питань охорони праці (додаток 7)
• реєстр форм документів з питань охорони праці (додаток 8)
• реєстр журналів з охорони праці (додаток 9)
• зразки штампів, які ставлять на документацію (додаток 10)
• журнал реєстрації та видачі законодавчої та нормативної документації (додаток 11)
• журнал реєстрації змін до законодавчої та нормативної документації (додаток 12)
• лист реєстрації змін
• список розповсюдження документа
8. Порядок поповнення бази законодавчих та нормативних документів на підприємстві та їх реєстрація
8.1. Базу законодавчих документів відстежують і поповнюють з періодичністю 1 раз на квартал відповідальні особи, зазначені у пункті 9.2 цієї Методики. За безперебійність цього процесу відповідає юрисконсульт підприємства.
8.2. База законодавчих та нормативних документів поповнюється:
• новими законодавчими документами — на підставі резолюції директора підприємства;
• новими локальними документами підприємства — на підставі товарного чека, накладної, акта або іншого документа з виробничої діяльності підприємства, який передають у бухгалтерію.
8.3. Інформацію про всі нові законодавчі та нормативні документи відповідальні особи вносять у відповідні реєстри.
8.4. Особи, відповідальні за ведення бази законодавчих та нормативних документів, а також за їх реєстрацію та видачу, вносять інформацію про всі нові документи до журналу реєстрації та видачі законодавчої та нормативної документації, а зміни до них — до журналу реєстрації змін до законодавчої та нормативної документації. Обліку підлягають всі надходження до законодавчої та нормативної документації.
8.5. Після реєстрації кожного документа особа, відповідальна за ведення реєстрів законодавчих та нормативних документів, на першій сторінці документа проставляє штамп «Контрольний» або «Врахований» та «Копія №» (із зазначенням порядкового номера документа).
9. Зберігання законодавчих та нормативних документів на підприємстві
9.1. Законодавчі документи з печаткою «Контрольний» зберігаються у папках «Законодавчі документи» в осіб, відповідальних за ведення цієї документації.
9.2. Законодавчі та нормативні документи зберігаються:
• з виробничої діяльності — у відділі головного технолога, юриста;
• з безпеки праці:
- з охорони праці — у службі охорони праці;
- з питань екології та пожежної безпеки — у технічному відділі.
9.3. Видачу структурним підрозділам підприємства законодавчої та нормативної документації здійснюють відповідальні особи. Видаючи документацію, вони заповнюють журнал реєстрації та видачі законодавчої та нормативної документації, а на копіях документів проставляють штампи «Врахований» і «Копія №».
10. Внесення змін до законодавчої та нормативної документації на підприємстві
10.1. Зміни до законодавчої документації відповідальні особи відстежують 1 раз на квартал із веденням журналу реєстрації змін до законодавчої та нормативної документації.
10.2. Юрисконсульт підприємства за допомогою електронних баз нормативних документів та з інших джерел відстежує зміни та доповнення до законодавчих документів, роздруковує їх та передає особам, відповідальним за ведення (актуалізацію) реєстрів. Відповідальні особи додають зміни до контрольних екземплярів відповідних законодавчих документів, вносять відповідні відмітки до реєстрів (інформацію про відміну або заміну), реєструють у журналі реєстрації та видачі законодавчої та нормативної документації, проставляють штампи «Врахований» і «Копія №» та розповсюджують ці копії серед структурних підрозділів підприємства.
10.3. Порядок внесення змін до локальних нормативних актів з охорони праці регламентовано Порядком опрацювання і затвердження власником нормативних актів про охорону праці, що діють на підприємстві (НПАОП 0.00-6.03-93) та Положенням про розробку інструкцій з охорони праці (НПАОП 0.00-4.15-98).
10.4. Зміни до державних стандартів (ГОСТ, ДСТУ) Держстандарт України публікує щомісяця в інформаційних покажчиках. Відповідальна особа вивчає ці видання та вносить зміни до відповідних ГОСТ та ДСТУ шляхом підклеювання до корінця першої сторінки стандарту тексту змін, вирізаних з інформаційного покажчика. Оригінал зі змінами залишають зі штампом «Контрольний».
10.5. За наявності п'яти і більше змін до законодавчого документа відповідальна особа роздруковує новий актуальний екземпляр цього документа з усіма змінами та доповненнями до нього, який буде контрольним примірником. Попередній примірник цього законодавчого акта вилучають з переліку та анулюють.

ПРИМІТКА. Додатки 3-6 до Методики оформлюють аналогічно, але з доданням графи «Позначення», у якій зазначають шифр (код) документа (наприклад, НПАОП 0.00-1.36-03, ДБН А.З.1-5-2009),